MVFK kassör Janne Angners plötsliga bortgång har fått stora konsekvenser för klubbens rutiner. Styrelsen hade inte planerat för det otänkbara. Många av klubbens rutiner var personrelaterade och försvann tillsammans med den dator som bl.a. klubbens bokföring låg på.
Styrelsen har sedan dess arbetat på att återskapa rutiner och bokföring och försökt att säkerställa att klubben i framtiden ska vara mindre känslig för liknande händelser. Vi skrev ihop en erfarenhetsberättelse som vi via KSAK delat med oss av till andra flygklubbar i Sverige. Det är nog många klubbar, som likt MVFK, har styrelsemedlemmar som haft samma positioner i många år och där rutinerna är uppbyggda kring dessa personer.
Vad har vi då gjort?
- Vi har infört ett Webbaserat bokföringssystem.
- Bankkontot har numera alltid minst två stycken personer med administratörsrättigheter.
- Styrelsens arbetsdokument ligger på Google Drive.
- Sedan tidigare ligger alla färdiga klubbdokument i MyWebLog filarkiv. Där kan ni bl.a. hitta mötesprotokoll m.m.
- Flygplansdokument finns både på vår hemsida och i MyWebLog filarkiv.
- Vi har skaffat en klubbmail: malmensvfk(at)gmail.com.
- Vi har städat upp i medlemslistan och tagit bort många inaktiva medlemmar.
- Vi kommer att ha snabbare uppdateringar av pilotkonton på MyWebLog och införa en spärr för bokning om man ligger efter med inbetalningar.
- Medlemsavgifter kommer i framtiden enbart att dras från konton med tillräckligt med pengar på. Finns det ej pengar efter påminnelse kommer medlem att inaktiveras.
- Alla i styrelsen har tillgång till hemsida, bokföringssystem och Google Drive.
Sammanfattningsvis så tror vi i styrelsen att klubben kommer att gå stärkt ur denna kris. Våra rutiner är förbättrade och mer anpassade för framtiden.
Stort tack till bl.a. Arne Nilsson som hjälpt till att bygga upp bokföringen!
MVFK 